Integritetspolicy

Sveaviken PM AB (559387–1030, nedan Sveaviken PM / Vi) värnar integriteten hos våra kunder och andra som på ett eller annat sätt kontaktar oss, oavsett om det är genom ett besök på vår hemsida, våra uthyrningskanaler, via e-post, boende-app, mina sidor eller på annan väg. Sveaviken PM följer därför Dataskyddsförordningen (GDPR). Denna har till syfte att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt personuppgifter. I den här policyn finns information om hur Sveaviken PM behandlar personuppgifter.

I och med GDPR har Vi här förtydligat hur Vi sparar och använder dina personuppgifter. Exempelvis när du hyr bostad genom oss och gör intresseanmälningar. När Vi behandlar personuppgifter på uppdrag av våra kunder (fastighetsägare) är det våra kunder som är personuppgiftsansvariga. Det gäller exempelvis dig som hyr bostad i en fastighet eller på annat sätt är boende i fastigheten.

Sveaviken PM är däremot personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas i relation till våra medarbetare, kunder, potentiella kunder, jobbsökande, webbplatsbesökare och andra intressenter.

I en del situationer är det nödvändigt för Sveaviken PM att anlita andra parter, t.ex. IT-leverantörer för fastighetssystem, uthyrningsplattformar, låssystem, boende-app, HR-system eller elektroniska körjournaler. De är då personuppgiftsbiträden (PUB) till oss. Vid sådana omständigheter säkerställer Sveaviken PM att det finns ett PUB-avtal som skyddar behandlingen av dina personuppgifter hos PUB.

Vad är en personuppgift?
En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt (det vill säga via annan information) kan hänföras en enskild person. Typiska exempel är namn och personnummer, men även bilder, ljudupptagningar, lägenhetsnummer, IP-adresser och mycket mer räknas som personuppgifter. Att behandla personuppgifter innebär att en eller flera åtgärder utförs; såsom insamling, lagring, läsning, bearbetning eller överföring av uppgifterna.

Personuppgifter i verksamheten
Verksamheten hos Sveaviken PM utgörs primärt av fastighetsförvaltning (lokal och bostad). I det dagliga arbetet har Sveaviken PM kontakt med flertalet olika aktörer vilkas personuppgifter Sveaviken PM kommer i kontakt med.

I allmänhet föreligger ett avtalsförhållande mellan aktören och Sveaviken PM, vilket utgör den huvudsakliga rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen. Under andra omständigheter, men även i förhållanden till aktörer med avtal, förekommer situationer där Sveaviken behandlar personuppgifter på ett sätt som inte uttrycks i avtal. Det kan exempelvis vara i marknadsföringssyfte, vid besök på hemsidan eller namnet på en hyresgästs sambo. Behandlar Sveaviken PM personuppgifter vid sådana omständigheter görs det med grund i ett berättigat intresse eller för att det förekommer en rättslig förpliktelse.

De här personuppgifterna behandlar Vi

Kund 
Som kontaktperson hos en av Sveaviken PMs kunder behöver Vi vissa personuppgifter i syfte att ingå avtal, administrera och fullgöra våra avtalsmässiga skyldigheter. Vi hanterar därför kontaktuppgifter som exempelvis namn, adress, e-post, telefonnummer och andra i sammanhanget relevanta uppgifter.

Kontaktar du oss självmant kommer Vi att behandla de personuppgifter du lämnar och som är relevanta för ditt ärende. Syftet med behandling av personuppgifterna är då att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal, svara på frågor eller ge annan service.

Potentiella kunder 
För att marknadsföra Sveaviken PMs tjänster samlar Vi in och registrerar kontaktuppgifter till dig. Uppgifterna hämtas från offentliga register eller öppna källor

I det fall du själv har lämnat dina kontaktuppgifter kan uppgifterna komma att användas i marknadsföringssyfte för Sveaviken PMs tjänster.

Hyresgäster 
Vi behandlar hyresgästers personuppgifter åt våra kunder. När Vi behandlar personuppgifter på uppdrag av våra kunder (fastighetsägare) är det våra kunder som är personuppgiftsansvariga. Det gäller exempelvis dig som hyr lokal, bostad i en fastighet eller på annat sätt är boende i fastigheten. Exempel på personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer och andra i sammanhanget relevanta uppgifter. Vi kommer också att begära en kreditupplysning, bakgrundskontroll, ta referenser och annat som krävs av våra kunder och följer av våra rutiner. Dessa framgår mer klart vid uthyrningstillfället.

Ovanstående gäller från och med att du är bostads- eller lokalsökande hos en kund till Sveaviken PM.

Leverantörer och samarbetspartners 
Som kontaktperson och/ eller anställd hos någon av våra leverantörer eller samarbetspartners kan Vi i administrativt syfte komma att behandla dina personuppgifter i syfte att ingå och fullgöra avtalet med relevant leverantören eller samarbetspartnern. Exempel på personuppgifter som behandlas är namn, adress, e-post, telefonnummer och andra i sammanhanget relevanta uppgifter.

Jobbsökande 
I det fall du har sökt jobb på Sveaviken PM karriärsida eller lämnat in en spontanansökan behandlar Vi de uppgifter du har lämnat, exempelvis namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer och CV/personligt brev.

Webbplatsbesökare 
För att Sveaviken PMs webbplats ska vara säker samlar Vi in webbloggar som innehåller nätidentifierare och tidsstämplar. Webbloggar kan även användas för att upptäcka och förhindra olika typer av olaglig användning, förhindra missbruk av våra tjänster och även förhindra spridning av virus, spam och trojaner.

Övrigt
Utöver ovanstående behandlas personuppgifter som du själv har valt att lämna till oss, exempelvis vid allmän mailkontakt (något som raderas automatiskt efter två år).

Vår utgångspunkt är alltid att inte efterfråga känsliga personuppgifter, exempelvis om hälsa. Om du däremot själv lämnar känsliga personuppgifter eller efter en förfrågan från oss, kommer Sveaviken PM att behandla dessa endast förutsatt att det finns ett giltigt undantag i artikel 9 eller 10 GDPR. Känsliga personuppgifter kommer annars att raderas utan onödigt dröjsmål.

Vidarebefordran av personuppgifterna
I vissa fall är det nödvändigt att dela dina personuppgifter med en leverantör till Sveaviken PM. Detta för att Vi ska kunna fullgöra avtal samt kvalitetssäkra vår service och verksamhet. I dessa fall finns avtal (inkl. personuppgiftsbiträdesavtal) mellan Sveaviken PM och leverantören och leverantören har inte rätt att använda dina personuppgifter utöver de instruktioner som har givits dem.

Sveaviken PM delar även dina personuppgifter med exempelvis myndigheter och försäkringsbolag, som är självständigt personuppgiftsansvariga. När personuppgifter lämnas till de här aktörerna sker det endast för att Vi ska kunna uppfylla våra åtaganden enligt det uppdrag Vi har fått från dig eller efter beslut från ett offentligt beslutande organ t.ex kommun, myndighet, domstol eller skiljedomstribunal.

I vissa fall kan Sveaviken PM komma att lämna ut dina personuppgifter till en tredje part i syfte att kunna marknadsföra våra tjänster. I dessa fall har den externa parten inte någon rätt att använda dina personuppgifter för egna syften och om det så krävs upprättas personuppgiftsbiträdesavtal mellan Sveaviken PM och dessa parter. Vi använder oss av bl.a. Googles annonseringsverktyg.

Hur länge sparas personuppgifter
Gallringstiderna varierar beroende på vår relation och i vilket avseende du haft kontakt med oss (till exempel hyresgäst, anställd, kund, arbetssökande). Vissa uppgifter kan komma att sparas längre på grund av lagstadgade lagringstider eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Sveaviken PM har också en skyldighet enligt lag att spara underlag för bokföring, betalningar och transaktioner som omfattas av skatte- och bokföringslagstiftningen.

Sveaviken PM vidtar åtgärder för att dina personuppgifter inte sparas längre än vad som krävs enligt lag eller för att uppfylla ändamålet med insamling av uppgiften.

All e-post hos Sveaviken PM raderas automatiskt efter två år. Känsliga personuppgifter eller andra uppgifter Vi får till oss utan rättsligt stöd för behandling raderas däremot utan onödigt dröjsmål.

Säkerhet 
Ingen dataöverföring via internet eller annat nätverk kan garanteras absolut säkerhet men Sveaviken PM arbetar för att dina personuppgifter ska behandlas säkert och mot otillbörlig åtkomst. Vi ser till att de personuppgifter Vi behandlar skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska åtgärder mot bakgrund av vad som är lämpligt med tanke på personuppgiftens karaktär, omfattning och känslighet.

Den registrerades rättigheter 
Du har rätt att begära information om behandlingen av dina personuppgifter.

För att begära information så behöver du lämna följande uppgifter till oss: För och efternamn, adress, postnummer och postadress, telefonnummer och e-postadress. Du kan sedan välja mellan följande alternativ när du ska lämna in dina uppgifter:

Maila kundservice@sveavikenpm.se där du inkluderar tydlig information om vilken av dina rättigheter du vill tillvarata.

Enligt GDPR har du följande rättigheter:

Rätten till information
Du har rätt att få veta när, hur och varför dina personuppgifter behandlas.

Rätten till tillgång – registerutdrag
Du har rätt att få en kopia, ett så kallat registerutdrag, på den information om dig som en organisation har sparat. Utdraget ska lämnas ut inom en månad och du måste identifiera dig på något sätt.

Rättelse av felaktiga uppgifter
Du har rätt att begära att organisationen korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig.

Radering av vissa uppgifter
Du har rätt att begära att organisationen raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som Vi samlade in personuppgifterna för.

Rätt till begränsning av behandling dina personuppgifter
Du har rätt att begära en begränsning av organisationens behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger organisationen möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.

Rätt till dataportabilitet
Detta innebär att den registrerade har rätt att, på begäran, få ut de uppgifter som finns registrerade på personen i syfte att föra över dem och återanvända dem hos en annan part, t.ex. en annan leverantör.

Rätt att göra invändningar
Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot organisationens behandling av dina personuppgifter.

Rätt att invända mot direktmarknadsföring
Du har rätt att invända mot att dina uppgifter används i syfte att skicka direktmarknadsföring.

Ibland påverkas dina rättigheter av gällande lagstiftning eller andra regelverk vilket kan begränsa vår förmåga att tillvarata din rättighet på ett adekvat sätt.

Kontakt
Har du frågor eller synpunkter som rör behandling av dina personuppgifter ber Vi dig kontakta oss på kundservice@sveavikenpm.se.

Om du har klagomål på hur Vi behandlar dina personuppgifter
Om du är missnöjd med hur Sveaviken PM hanterar dina personuppgifter kan du klaga till Integritetsskyddsmyndigheten. Det gör du här.